Jak zabezpieczyć dokumenty firmy na wypadek śmierci?

Śmierć właściciela firmy oznacza nie tylko problem z dalszym prowadzeniem działalności. Dla rodziny, zarządcy sukcesyjnego albo osoby, która będzie zajmowała się sprawami przedsiębiorstwa, ogromnym wyzwaniem może być odnalezienie najważniejszych dokumentów i informacji.

Umowy, faktury, dokumenty księgowe, dane pracowników, leasingi, kredyty, polisy, dostęp do domeny czy poczty firmowej – wszystko to może być potrzebne niemal natychmiast.

Dlatego przedsiębiorca powinien przygotować wcześniej plan awaryjny, który pozwoli uporządkować najważniejsze dokumenty i wskazać, gdzie można je znaleźć.

Dlaczego dokumenty firmy trzeba zabezpieczyć?

Właściciel firmy często przez lata gromadzi dokumenty w różnych miejscach.

Część znajduje się w biurze, część u księgowej, inne dokumenty są zapisane na komputerze, dysku internetowym albo w systemie księgowym. Do tego dochodzą dokumenty papierowe przechowywane w segregatorach oraz wiadomości e-mail.

Dla właściciela wszystko może być oczywiste.

Dla osoby, która po jego śmierci musi przejąć sprawy firmy, już niekoniecznie.

Brak informacji może spowodować problemy z:

płatnościami,
podatkami,
ZUS,
wynagrodzeniami,
umowami z klientami,
leasingiem,
kredytami,
ubezpieczeniami,
zamówieniami,
domeną i stroną internetową,
dokumentacją pracowników.

Dlatego zabezpieczenie dokumentów jest jednym z podstawowych elementów przygotowania firmy na wypadek śmierci właściciela.

Jakie dokumenty firmy trzeba uporządkować?

Nie trzeba tworzyć skomplikowanego systemu. Najważniejsze jest przygotowanie jednego uporządkowanego zestawu informacji, który pozwoli szybko zorientować się w sytuacji przedsiębiorstwa.

1. Dokumenty księgowe i podatkowe

Warto wskazać:

kto prowadzi księgowość,
gdzie przechowywana jest dokumentacja,
jakie podatki płaci firma,
jakie są najważniejsze terminy,
gdzie znajdują się deklaracje i rozliczenia,
kto ma kontakt z urzędem skarbowym.

Jeżeli dokumentacja znajduje się w biurze rachunkowym, powinno być to wyraźnie zapisane.

2. Umowy z klientami i kontrahentami

Przedsiębiorca powinien sporządzić listę najważniejszych umów.

Nie musi przepisywać ich treści. Wystarczy informacja:

z kim zawarto umowę, czego dotyczy, kiedy wygasa i gdzie znajduje się dokument.

Szczególnie ważne są umowy dotyczące dużych lub długoterminowych kontraktów.

Kwestia tego, co dzieje się z umowami po śmierci przedsiębiorcy, będzie omówiona szerzej w osobnym artykule:

Co z umowami i kontraktami firmy po śmierci właściciela?

3. Dokumenty pracowników

Jeżeli firma zatrudnia pracowników, warto wskazać:

gdzie znajduje się dokumentacja pracownicza,
kto zajmuje się kadrami,
kto nalicza wynagrodzenia,
jakie są terminy wypłat,
gdzie znajdują się informacje dotyczące ZUS,
kto jest osobą kontaktową dla pracowników.

Nie chodzi o tworzenie dodatkowej dokumentacji, ale o to, aby osoba przejmująca sprawy firmy wiedziała, gdzie jej szukać.

Więcej o sytuacji pracowników po śmierci właściciela:

Co z pracownikami po śmierci właściciela firmy?

4. Rachunki bankowe

Na liście powinny znaleźć się informacje o bankach, w których firma posiada rachunki.

Warto zapisać:

nazwę banku,
numer rachunku,
rodzaj rachunku,
informację o innych rachunkach firmowych,
dane osoby kontaktowej w banku, jeśli jest potrzebna.

Nie należy natomiast przechowywać w takim dokumencie haseł do bankowości elektronicznej.

Dostęp do banku powinien odbywać się zgodnie z zasadami banku i uprawnieniami przyznanymi konkretnej osobie.

Szczegółowo opisujemy ten problem tutaj:

Rachunek firmowy po śmierci przedsiębiorcy – co dzieje się z kontem?

5. Kredyty, leasingi i inne zobowiązania

Właściciel powinien sporządzić listę wszystkich istotnych zobowiązań firmy.

Może ona obejmować:

kredyty,
leasingi,
pożyczki,
limity kredytowe,
niezapłacone faktury,
długoterminowe zobowiązania,
umowy abonamentowe.

Przy każdym zobowiązaniu warto wskazać wierzyciela, numer umowy, termin płatności oraz miejsce przechowywania dokumentów.

Dzięki temu osoba zajmująca się firmą po śmierci właściciela nie będzie musiała szukać informacji metodą prób i błędów.

6. Polisy i ubezpieczenia

Warto przygotować wykaz wszystkich ubezpieczeń związanych z firmą.

Może chodzić między innymi o:

ubezpieczenie majątku,
OC działalności,
ubezpieczenie samochodów firmowych,
ubezpieczenie pracowników,
inne polisy związane z prowadzoną działalnością.

Przy każdej polisie warto zapisać numer dokumentu, ubezpieczyciela oraz informację, gdzie znajduje się pełna dokumentacja.

7. Dokumenty dotyczące majątku firmy

Kolejna ważna grupa to dokumenty dotyczące majątku przedsiębiorstwa.

Warto uporządkować informacje dotyczące:

samochodów,
maszyn,
urządzeń,
komputerów,
wyposażenia,
nieruchomości,
wartościowych narzędzi,
innych składników majątku.

Nie trzeba tworzyć szczegółowego katalogu wszystkiego, co znajduje się w firmie.

Najważniejsze jest wskazanie co firma posiada i gdzie znajdują się dokumenty potwierdzające własność albo sposób korzystania z danego składnika majątku.

8. Dokumenty cyfrowe – często najważniejsze

Współczesna firma może mieć więcej dokumentów w internecie niż w papierowych segregatorach.

Dlatego przedsiębiorca powinien zrobić listę najważniejszych usług cyfrowych.

Może ona obejmować:

domenę internetową,
hosting,
firmową pocztę,
stronę internetową,
system księgowy,
program do wystawiania faktur,
dysk internetowy,
system CRM,
profile firmowe,
konta u dostawców usług,
licencje na oprogramowanie.

Warto zapisać nazwy usług oraz informacje o tym, gdzie można znaleźć dane potrzebne do odzyskania dostępu.

Nie powinno się natomiast tworzyć jednej kartki zawierającej wszystkie hasła w postaci otwartego tekstu.

Znacznie bezpieczniejszym rozwiązaniem jest odpowiednio zabezpieczony menedżer haseł lub inne rozwiązanie umożliwiające przekazanie dostępu właściwej osobie.

9. Gdzie przechowywać dokumenty?

Najważniejsze informacje powinny być dostępne w sposób uporządkowany, ale jednocześnie bezpieczny.

Dobrym rozwiązaniem może być stworzenie „teczki awaryjnej przedsiębiorcy”.

Może ona mieć formę papierową, elektroniczną albo łączyć oba rozwiązania.

Powinna zawierać przede wszystkim:

listę najważniejszych dokumentów,
informacje o rachunkach,
dane księgowej,
informacje o pracownikach,
listę najważniejszych umów,
wykaz zobowiązań,
informacje o ubezpieczeniach,
listę usług cyfrowych,
dane zarządcy sukcesyjnego,
kontakty do najważniejszych osób.

Nie musi zawierać wszystkich dokumentów firmy. Jej zadaniem jest przede wszystkim pokazanie, gdzie te dokumenty się znajdują.

10. Kto powinien wiedzieć o „teczce awaryjnej”?

Samo przygotowanie dokumentów nie wystarczy, jeżeli nikt nie będzie wiedział, że istnieją.

Przedsiębiorca powinien wyznaczyć zaufaną osobę, która będzie wiedziała:

że taki zestaw informacji istnieje i gdzie można go znaleźć.

Może to być zarządca sukcesyjny, członek rodziny albo inna osoba, która będzie w stanie zająć się pierwszymi sprawami firmy.

Nie oznacza to oczywiście, że taka osoba powinna mieć dostęp do wszystkich pieniędzy czy wszystkich haseł.

Chodzi przede wszystkim o możliwość odnalezienia informacji potrzebnych do rozpoczęcia działania.

11. Co zrobić z dokumentami papierowymi?

Dokumenty papierowe powinny być uporządkowane według prostego schematu.

Przykładowe segregatory:

01 – Księgowość
02 – Banki
03 – Pracownicy
04 – Umowy
05 – Kredyty i leasingi
06 – Ubezpieczenia
07 – Majątek firmy
08 – Dokumenty urzędowe

Dzięki temu osoba przejmująca sprawy firmy nie będzie musiała przeglądać przypadkowych stosów dokumentów.

12. Raz w roku trzeba zrobić aktualizację

Największy problem z dokumentacją firmy polega na tym, że szybko się dezaktualizuje.

Zmienia się księgowa, bank, numer telefonu, kontrahent, system księgowy albo hasło do usługi.

Dlatego przygotowaną instrukcję warto przynajmniej raz w roku przejrzeć i zaktualizować.

Dobrą okazją może być początek roku albo moment zamknięcia roku podatkowego.

Najprostsza checklista przedsiębiorcy

Jeżeli przedsiębiorca nie chce tworzyć rozbudowanego planu, może zacząć od dziesięciu punktów:

☐ osoba odpowiedzialna za sukcesję jest wskazana
☐ wiadomo, gdzie znajdują się dokumenty księgowe
☐ wiadomo, jakie są rachunki firmowe
☐ spisane są najważniejsze umowy
☐ przygotowana jest lista pracowników i kontakt do kadr
☐ spisane są kredyty, leasingi i inne zobowiązania
☐ wiadomo, jakie firma ma ubezpieczenia
☐ uporządkowane są dokumenty majątku
☐ przygotowana jest lista usług i kont cyfrowych
☐ zaufana osoba wie, gdzie znajduje się dokumentacja awaryjna

Taka lista może zająć zaledwie kilka godzin, a w sytuacji śmierci właściciela może oszczędzić rodzinie i pracownikom wielu dni poszukiwań.

Dokumenty firmy po śmierci właściciela – dlaczego warto przygotować je wcześniej?

Właściciel firmy zna swoje przedsiębiorstwo od środka. Wie, gdzie jest umowa z najważniejszym klientem, kto prowadzi księgowość, kiedy trzeba zapłacić leasing i gdzie znajduje się dokumentacja samochodów.

Po jego śmierci ta wiedza może zniknąć z dnia na dzień.

Dlatego zabezpieczenie dokumentów firmy nie jest formalnością, ale elementem planu ciągłości działalności.

Nie chodzi o to, aby przewidzieć każdy możliwy problem.

Chodzi o stworzenie jednej, uporządkowanej mapy firmy, dzięki której osoba przejmująca sprawy przedsiębiorstwa będzie wiedziała:

co firma posiada, jakie ma zobowiązania, z kim współpracuje i przede wszystkim – gdzie znajdują się najważniejsze dokumenty.

FAQ – dokumenty firmy na wypadek śmierci

Czy trzeba przekazać rodzinie wszystkie dokumenty firmy?
Nie. Najważniejsze jest przygotowanie informacji pokazującej, jakie dokumenty istnieją i gdzie są przechowywane.

Czy warto przygotować listę haseł do wszystkich kont?
Nie w formie zwykłego dokumentu. Dostępy powinny być zabezpieczone, a sposób ich przekazania odpowiednio zaplanowany.

Co powinno znaleźć się w teczce awaryjnej przedsiębiorcy?
Przede wszystkim informacje o rachunkach, księgowości, umowach, zobowiązaniach, pracownikach, ubezpieczeniach, majątku i usługach cyfrowych.

Jak często aktualizować dokumentację?
Najlepiej co najmniej raz w roku oraz za każdym razem, gdy zmieniają się ważne informacje dotyczące firmy.

Czy zabezpieczenie dokumentów wystarczy, aby firma mogła działać po śmierci właściciela?
Nie. Dokumentacja jest jednym z elementów przygotowania firmy. Ważne jest również odpowiednie przygotowanie sukcesji i ustanowienie zarządcy sukcesyjnego.