Sukcesja firmy – co warto przygotować za życia przedsiębiorcy?
Właściciel jednoosobowej firmy przez lata buduje przedsiębiorstwo, zdobywa klientów, zatrudnia pracowników i podpisuje kolejne umowy. Często jednak cała wiedza o firmie znajduje się w jego głowie.
Co stanie się z przedsiębiorstwem, jeśli właściciel nagle umrze?
Czy rodzina będzie wiedziała, co zrobić? Kto będzie prowadził firmę? Kto zapłaci pracownikom? Co stanie się z kontraktami, rachunkiem bankowym i zobowiązaniami?
Właśnie temu służy sukcesja firmy – przygotowaniu przedsiębiorstwa do tego, aby mogło funkcjonować również wtedy, gdy jego właściciela zabraknie.
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej jednym z najważniejszych narzędzi jest zarząd sukcesyjny, który pozwala na czasowe kontynuowanie działalności przedsiębiorstwa po śmierci właściciela.
Czym jest sukcesja firmy?
Sukcesja firmy to zaplanowanie, kto i w jaki sposób będzie prowadził przedsiębiorstwo po śmierci obecnego właściciela.
Nie chodzi wyłącznie o dziedziczenie majątku.
Dobrze przygotowana sukcesja powinna odpowiedzieć na znacznie więcej pytań:
- kto będzie prowadził firmę bezpośrednio po śmierci właściciela,
- kto ma docelowo przejąć przedsiębiorstwo,
- co stanie się z pracownikami,
- kto będzie kontaktował się z klientami,
- kto będzie wykonywał zawarte umowy,
- jak będą regulowane rachunki,
- gdzie znajdują się dokumenty,
- co stanie się z długami,
- kto zna najważniejsze informacje dotyczące działalności.
Sukcesja to więc nie jeden dokument, ale plan ciągłości firmy.
Dlaczego warto przygotować sukcesję za życia?
Największym błędem jest pozostawienie wszystkiego rodzinie „na później”.
Po śmierci przedsiębiorcy bliscy muszą jednocześnie poradzić sobie ze stratą i sprawami prawnymi, finansowymi oraz organizacyjnymi.
Jeżeli firma nadal zatrudnia ludzi i ma klientów, problem staje się jeszcze większy.
Tymczasem przedsiębiorca za życia może spokojnie ustalić, kto będzie odpowiedzialny za poszczególne sprawy.
Może również wskazać zarządcę sukcesyjnego i uporządkować informacje dotyczące przedsiębiorstwa. Ustawa przewiduje możliwość ustanowienia zarządu sukcesyjnego za życia przedsiębiorcy poprzez powołanie zarządcy, uzyskanie jego zgody i dokonanie odpowiedniego wpisu w CEIDG.
Krok 1. Zdecyduj, kto ma prowadzić firmę po Twojej śmierci
Pierwsze pytanie brzmi:
Kto będzie w stanie prowadzić firmę, jeżeli mnie zabraknie?
Nie zawsze musi to być syn, córka albo współmałżonek.
Może to być:
- członek rodziny,
- wieloletni pracownik,
- wspólnik,
- menedżer,
- inna zaufana osoba.
W przypadku zarządcy sukcesyjnego przepisy wymagają, aby była to osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych, a ustawa przewiduje również określone ograniczenia dotyczące osób, które mogą pełnić tę funkcję.
Najważniejsze jest jednak coś innego: wybrana osoba musi rzeczywiście wiedzieć, jak działa firma.
Nie ma większego sensu wskazywać kogoś tylko dlatego, że jest członkiem rodziny, jeżeli nigdy nie zajmował się przedsiębiorstwem.
Krok 2. Powołaj zarządcę sukcesyjnego
To jeden z najważniejszych elementów planu.
Zarządca sukcesyjny ma umożliwić czasowe funkcjonowanie przedsiębiorstwa po śmierci właściciela. Ustawa określa sposób jego powołania oraz zasady działania.
Przedsiębiorca może powołać konkretną osobę, która po jego śmierci będzie prowadziła przedsiębiorstwo w spadku.
Nie należy jednak traktować zarządcy sukcesyjnego jako osoby, która automatycznie odziedziczy firmę.
Zarządca zarządza przedsiębiorstwem, ale nie staje się przez samo powołanie jego właścicielem.
Więcej:
Zarządca sukcesyjny – kto to jest i co może po śmierci przedsiębiorcy?
Krok 3. Uporządkuj dokumenty firmy
Nawet najlepszy plan sukcesji nie pomoże, jeśli po śmierci właściciela nikt nie będzie wiedział:
- gdzie jest umowa z największym klientem,
- kto prowadzi księgowość,
- gdzie są dokumenty pracowników,
- jakie firma ma kredyty,
- w jakim banku ma rachunek,
- kiedy kończy się leasing,
- gdzie znajduje się polisa,
- kto administruje domeną.
Dlatego warto przygotować mapę dokumentacji przedsiębiorstwa.
Nie musi ona zawierać wszystkich dokumentów. Powinna przede wszystkim wskazywać, jakie dokumenty istnieją i gdzie można je znaleźć.
Szczegółową checklistę opisaliśmy tutaj:
Jak zabezpieczyć dokumenty firmy na wypadek śmierci?
Krok 4. Zabezpiecz pracowników
Przedsiębiorstwo to nie tylko majątek i dokumenty.
To również ludzie.
Jeżeli firma zatrudnia pracowników, plan sukcesji powinien określać, kto po śmierci właściciela zajmie się sprawami kadrowymi i organizacją pracy.
W przypadku ustanowienia zarządu sukcesyjnego przepisy przewidują możliwość kontynuowania stosunków pracy. Bez odpowiedniego przygotowania sytuacja pracowników może być znacznie bardziej skomplikowana.
Dlatego warto wcześniej ustalić:
- kto prowadzi kadry,
- kto nalicza wynagrodzenia,
- kiedy są wypłaty,
- kto kontaktuje się z pracownikami,
- gdzie znajduje się dokumentacja pracownicza.
Więcej:
Co z pracownikami po śmierci właściciela firmy?
Krok 5. Uporządkuj rachunki i finanse
Przedsiębiorca powinien przygotować listę:
- rachunków bankowych,
- kredytów,
- leasingów,
- pożyczek,
- kart firmowych,
- stałych płatności,
- najważniejszych należności.
Nie chodzi o przekazywanie komuś haseł do bankowości.
Chodzi o to, aby osoba odpowiedzialna za dalsze prowadzenie przedsiębiorstwa wiedziała, gdzie znajdują się pieniądze firmy i jakie zobowiązania trzeba regulować.
W przypadku ustanowienia zarządu sukcesyjnego przepisy przewidują również rozwiązania pozwalające na dalsze funkcjonowanie rachunku związanego z działalnością gospodarczą.
Więcej:
Rachunek firmowy po śmierci przedsiębiorcy – co dzieje się z kontem?
Krok 6. Zabezpiecz najważniejsze umowy
Firma może mieć dziesiątki albo setki umów.
Nie wszystkie będą jednakowo ważne.
Warto stworzyć listę najważniejszych kontraktów i wskazać:
- z kim zawarto umowę,
- czego dotyczy,
- kiedy wygasa,
- jakie są najważniejsze obowiązki,
- gdzie znajduje się dokumentacja.
Szczególną uwagę warto zwrócić na:
- umowy z największymi klientami,
- umowy z dostawcami,
- najem lokalu,
- leasing,
- umowy serwisowe,
- kontrakty długoterminowe.
Niektóre umowy mogą wymagać szczególnej analizy, zwłaszcza jeżeli ich wykonanie było związane z osobistymi cechami przedsiębiorcy.
Temat umów omówimy szerzej w osobnym artykule:
Co z umowami i kontraktami firmy po śmierci właściciela?
Krok 7. Przygotuj plan dla klientów i kontrahentów
Klient nie może dowiedzieć się przypadkiem, że właściciel firmy zmarł.
W przypadku przedsiębiorstwa realizującego zamówienia lub projekty warto wcześniej ustalić:
kto skontaktuje się z klientami i poinformuje ich, że firma nadal działa.
Warto również mieć listę najważniejszych klientów wraz z osobami kontaktowymi.
To szczególnie ważne w branżach, w których przedsiębiorstwo realizuje długoterminowe projekty.
Krok 8. Zrób listę zobowiązań
Jednym z największych problemów po śmierci przedsiębiorcy może być brak wiedzy o długach firmy.
Właściciel powinien więc przygotować wykaz:
- kredytów,
- leasingów,
- pożyczek,
- niezapłaconych faktur,
- zobowiązań podatkowych,
- zobowiązań wobec ZUS,
- innych płatności.
Nie chodzi o ukrywanie zobowiązań, ale o ich uporządkowanie.
Dzięki temu osoby zajmujące się przedsiębiorstwem będą mogły szybko ustalić, co trzeba zapłacić i kiedy.
Więcej:
Co z długami firmy po śmierci przedsiębiorcy?
Krok 9. Pomyśl o następcy firmy
Zarządca sukcesyjny zapewnia przede wszystkim czasowe zarządzanie przedsiębiorstwem.
To nie to samo co ostateczne przejęcie firmy.
Dlatego warto odpowiedzieć sobie na pytanie:
Kto ma być docelowym następcą przedsiębiorcy?
Może to być jedno z dzieci, kilku członków rodziny albo inna osoba.
W niektórych przypadkach najlepszym rozwiązaniem może być sprzedaż przedsiębiorstwa, zamiast przekazywania go rodzinie.
Najważniejsze, aby decyzja była przemyślana za życia właściciela, a nie podejmowana w pośpiechu po jego śmierci.
Krok 10. Nie zapominaj o cyfrowej części firmy
Współczesne przedsiębiorstwo może być niemal całkowicie uzależnione od usług internetowych.
Dlatego plan sukcesji powinien obejmować również:
- domenę,
- hosting,
- stronę internetową,
- pocztę,
- system księgowy,
- CRM,
- chmurę,
- profile firmowe,
- licencje na oprogramowanie,
- numery telefonów,
- dane klientów.
Warto przygotować listę tych usług oraz wskazać, kto jest administratorem i gdzie znajdują się informacje potrzebne do odzyskania dostępu.
Sukcesja firmy – prosty plan w 10 punktach
Przedsiębiorca, który chce zabezpieczyć swoją firmę, może zacząć od następującej checklisty:
☐ wybieram osobę, która może prowadzić firmę po mojej śmierci
☐ powołuję zarządcę sukcesyjnego
☐ informuję zaufaną osobę o planie sukcesji
☐ porządkuję dokumenty firmy
☐ przygotowuję listę rachunków i zobowiązań
☐ porządkuję sprawy pracowników
☐ przygotowuję listę najważniejszych umów
☐ tworzę listę klientów i kontrahentów
☐ zabezpieczam cyfrowe zasoby firmy
☐ określam, kto ma docelowo przejąć przedsiębiorstwo
To nie jest skomplikowany plan prawny. To przede wszystkim praktyczna instrukcja na sytuację kryzysową.
Przykład: firma przygotowana i firma nieprzygotowana
Załóżmy, że dwóch przedsiębiorców prowadzi podobne firmy budowlane.
Obaj nagle umierają.
Firma A
Właściciel wcześniej:
- powołał zarządcę sukcesyjnego,
- uporządkował dokumenty,
- przygotował listę pracowników,
- wskazał księgową,
- uporządkował umowy,
- przygotował listę zobowiązań,
- wskazał osobę, która ma docelowo przejąć firmę.
Rodzina ma trudny moment, ale wie, od czego zacząć.
Firma B
Właściciel wszystko trzymał w głowie.
Rodzina nie wie:
- w jakim banku jest konto,
- kto prowadzi księgowość,
- jakie są kredyty,
- gdzie jest umowa z największym klientem,
- kto ma klucze do biura,
- jakie firma ma zobowiązania,
- kto może prowadzić przedsiębiorstwo.
Firma może mieć dobrych pracowników i wielu klientów, ale bez podstawowych informacji jej dalsze funkcjonowanie staje się znacznie trudniejsze.
Różnicą nie jest wielkość firmy. Różnicą jest przygotowanie.
Czy sukcesję można przygotować samemu?
Część czynności organizacyjnych przedsiębiorca może przygotować samodzielnie.
Może uporządkować dokumenty, stworzyć listę umów, rachunków, zobowiązań i kontaktów.
W przypadku bardziej skomplikowanej firmy warto jednak skonsultować plan z odpowiednimi specjalistami – szczególnie jeżeli przedsiębiorstwo ma znaczny majątek, wielu pracowników, kredyty, wspólników lub skomplikowane umowy.
Plan sukcesji powinien być również aktualizowany, gdy zmienia się sytuacja rodzinna lub biznesowa.
Sukcesja firmy nie oznacza tylko dziedziczenia
Wiele osób utożsamia sukcesję z pytaniem:
„Kto odziedziczy firmę?”
To tylko jeden element.
Równie ważne jest pytanie:
„Co stanie się z firmą następnego dnia po śmierci właściciela?”
Kto otworzy biuro?
Kto zapłaci pracownikom?
Kto odbierze telefon od klienta?
Kto wykona przelew?
Kto będzie miał dostęp do dokumentów?
Kto zajmie się umowami?
Dobrze przygotowana sukcesja odpowiada na te pytania jeszcze za życia przedsiębiorcy.
Podsumowanie
Sukcesja firmy nie musi oznaczać skomplikowanej konstrukcji prawnej.
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej jednym z podstawowych elementów może być ustanowienie zarządcy sukcesyjnego, ale równie ważne jest uporządkowanie dokumentów, pracowników, finansów, umów, klientów i cyfrowych zasobów przedsiębiorstwa.
Najgorszym momentem na przygotowanie planu sukcesji jest dzień, w którym właściciel firmy już nie może tego zrobić.
Najlepszy moment to wtedy, gdy wszystko działa normalnie.
FAQ – sukcesja firmy
Czy każda firma potrzebuje planu sukcesji?
Nie ma jednego obowiązkowego planu dla każdego przedsiębiorstwa, ale właściciel firmy powinien rozważyć przygotowanie rozwiązań zapewniających ciągłość działalności.
Czy zarządca sukcesyjny dziedziczy firmę?
Nie. Jego funkcja polega na tymczasowym zarządzaniu przedsiębiorstwem po śmierci właściciela. Samo powołanie zarządcy nie czyni go właścicielem przedsiębiorstwa.
Czy zarządcę sukcesyjnego można powołać za życia?
Tak. Przedsiębiorca może powołać zarządcę sukcesyjnego za życia i dokonać odpowiedniego wpisu w CEIDG.
Co jest najważniejsze w planie sukcesji?
Przede wszystkim osoba, która będzie mogła przejąć bieżące zarządzanie, oraz uporządkowanie dokumentów, finansów, pracowników, umów i kontaktów.
Czy plan sukcesji trzeba aktualizować?
Tak. Warto go aktualizować po istotnych zmianach rodzinnych i biznesowych oraz okresowo sprawdzać, czy wszystkie informacje są nadal aktualne.